Administrative Assistenz am World Food System Center (m/w/d)

30%-40%, Zürich, unbefristet

Das World Food System Center ist ein Kompetenzzentrum der ETH Zürich. Das 2011 gegründete Center bringt Akteure aus der Wissenschaft und weitere Stakeholder aus dem gesamten Ernährungssystem zusammen, um globale Herausforderungen bezüglich Ernährungssicherheit, Nachhaltigkeit und soziales Wohlergehen anzugehen. Das Center spielt eine wichtige Rolle bei der Förderung von Zusammenarbeit und Innovation über Disziplinen und Sektoren hinweg. Zu den Aktivitäten des Centers gehören die Koordination von Forschungsprogrammen, die Organisation und Durchführung von Aus- und Weiterbildungsangeboten und die Förderung des Dialogs zwischen Wissenschaft, Industrie und Gesellschaft.

Wir suchen eine proaktive, lösungsorientierte und zuverlässige Administrative Assistenz, die den Direktor und das Team des WFSC in allen administrativen und organisatorischen Belangen unterstützt, um eine hohe Qualität der Aktivitäten des Centers in Forschung, Aus- und Weiterbildung sowie Dialog & Outreach sicherzustellen.

Ein idealer Starttermin wäre Mitte Juli oder nach Vereinbarung.

Stellenbeschreibung

In dieser vielseitigen Rolle sind Sie verantwortlich für die umfassenden administrativen Aktivitäten des Centers:

Als Ansprechperson für das WFSC-Team sind Sie verantwortlich für organisatorische belange und die administrativen Prozesse des Centers. Dies beinhaltet die Gewährleistung des Sekretariatsbetriebs, die Jahresplanung, sowie die Personaladministration (inkl. Ein- und Austritte, Neuanstellungen und Personalbudget).
Sie unterstützen die Teammitglieder in der Administration der Forschungsprogramme (Call-Dokumente, Kommunikation mit PIs, Organisation Evaluationboard-Meetings etc.), der Outreach&Dialogue Aktivitäten (administrative Aufgaben in der Organisation von Workshops, Meetings, Tagungen und Events) sowie der Aus- und Weiterbildungsangebote (z.B. Kommunikation mit Teilnehmenden etc.)
Mit Ihrem Zahlenflair unterstützen Sie den Direktor in der Finanzplanung und dem Finanzmanagement des Centers (Budgetplanung, Financial Reporting, Korrespondenz mit Finanzen & Controlling und Beschaffung sowie Donatoren und der ETH Foundation)
Sie sind verantwortlich für die Organisation von internen Anlässen wie die Generalversammlung, das WFSC-Steering Committee, dem Partnership Council, Team-Retraiten und weiteren Teamanlässen. Darüber hinaus unterstützen Sie das Team bei der Organisation von externen Anlässen wie Symposien (Food Day), Workshops, der Summer School und Besuche von externen Gästen

Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Berufserfahrung
Teamfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen aus verschiedenen Kulturen
Präzises Arbeiten, Organisationstalent und proaktives, vorausschauendes Denken und Handeln
Erfahrung in der eigenständigen Leitung eines Arbeitsbereichs
Engagement und für ein starkes Gemeinschaftsgefühl und eine angenehme Arbeitsatmosphäre
Stilsichere Kommunikation in Deutsch- und Englisch
Interesse an Food-Themen ist von Vorteil

Arbeitsort

Wir bieten

Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt
Gelegenheit zur Weiterentwicklung eines aktiven Kompetenzzentrums in einem internationalen Umfeld beizutragen
Zusammenarbeit mit Menschen mit unterscheidlichen Hintergründen an der Schnittstelle zwischen Forschung und Gesellschaft
Aktivitäten in einem gesellschaftlich relevanten Thema
Eine offene und wertschätzende Teamkultur in einem internationalen Umfeld
Ein attraktiver Arbeitsplatz im Zentrum
Wir engagieren uns für eine nachhaltige und klimaneutrale Hochschule
Es erwarten Sie zahlreiche Vergünstigungen, wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, ein breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung sowie attraktive Vorsorgeleistungen

Arbeiten, Lehren und Forschen an der ETH Zürich

Diversität ist uns wichtig

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können.

Neugierig? Sind wir auch.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

Lebenslauf
Arbeitszeugnisse
Diplome

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Weitere Informationen über das Institut, finden Sie auf unserer Webseite. Für Auskünfte steht Ihnen Herr Dr. Martijn Sonnevelt, E-Mail msonnevelt@ethz.ch (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.

Über die ETH Zürich

Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.