Office Manager:in in der Gruppe Network Security (m/w/d)

50%, Zürich, unbefristet

Die Gruppe Network Security, gegründet von Prof. Dr. Adrian Perrig im Januar 2013, gehört zum Departemennt Informatik der ETH Zürich und betreibt Forschung, Lehre und Outreach in verschiedenen Bereichen der Informatik. Die Gruppe forscht im Bereich des Aufbaus sicherer und robuster Netzwerksysteme – mit besonderem Fokus auf den Entwurf, die Entwicklung und die Implementierung der SCION-Internetarchitektur.

Für die Ergänzung unseres Teams suchen wir Sie als vielseitige:n und teamorientierte:n Office Manager:in per sofort, oder nach Vereinbarung.

Das Pensum von 50% ist idealerweise über drei bis fünf Tage verteilt, wobei die Länge der Arbeitstage variieren können. Home Office ist grundsätzlich möglich, allerdings max. 20% vom Gesamtpensum. Es besteht die Möglichkeit das Pensum längerfristig zu erhöhen.

Stellenbeschreibung

In dieser vielseitigen Rolle fungieren Sie als zentrale Ansprechperson für die Network Security Gruppe. Ihre Hauptverantwortung liegt im Budgetmanagement von Prof. Perrig, das sowohl die internen Grundmittel als auch externe Drittmittel umfasst. Sie überwachen und prognostizieren Budgets, bearbeiten Rechnungen, verwalten Kreditkarten, erstellen Finanzberichte und koordinieren Prüfungen. Dabei arbeiten Sie eng mit den Finanz-, Budget- und Studierendenstellen zusammen, um die Einhaltung der Richtlinien und Verfahren der ETH sicherzustellen.

Darüber hinaus initiieren und unterstützen Sie Personalprozesse wie z. B. Vertragsabwicklungen für Doktorierende, Postdocs, Hiwis und technisches Personal und stehen dabei in engem Kontakt mit der Personalabteilung. Sie unterstützen gegebenenfalls auch bei administrativen Aufgaben im Bereich Lehre, z. B. bei der Stundenplanung, Organisation von Exkursionen, Noteneingabe und Dokumentation.

Sie helfen bei der Organisation und logistischen Planung von Gruppenforschungsaktivitäten, einschliesslich Feldforschung, und koordinieren den Einkauf von Geräten und sonstigen Verbrauchsmaterialien.
Ausserdem reservieren Sie Räume, Restaurants und Catering, erstellen Dokumente und Präsentationen und organisieren Reisen für Gäste und Konferenzen. Diese Rolle beinhaltet auch die Verwaltung von Büromöbeln, das Bearbeiten von Wartungsanfragen, die Verteilung der Post sowie die Zutrittskontrolle zu Gemeinschaftsräumen inklusive Schlüsselmanagement.

Zu Ihren Aufgaben gehört es zudem, ggf. mit den anderen administrativen Assistenzen des Instituts zusammenzuarbeiten, um eine effiziente Aufgabenverteilung innerhalb des Instituts sicherzustellen.

Diese Position wird ergänzt durch die derzeitigen Office Managerin von Prof. Perrig, welche weiterhin für Marketing und Kommunikation zuständig sein wird.

Profil

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung oder entsprechende Berufserfahrung (3-5 Jahre)
Mit Ihrer raschen Auffassungsgabe, proaktives, interessiertes Verhalten erkennen Sie Bedürfnisse und kümmern sich um diese
Selbstständigkeit, sorgfältiges Arbeiten und Organisationstalent, Verantwortungsbewusstsein, Umsicht und Effizienz gehören zu Ihren Stärken
Als teamfähige und kommunikative Person, vernetzten Sie sich schnell mit Ihrem Umfeld
Sie sprechen fliessend Deutsch und verfügen über ausgezeichnete Englischkenntnisse (mündlich und schriftlich)
Mit Ihrem analytischen Denken und Flair für Zahlen können Sie gute Abschätzungen als Budgetmanager/in treffen und behalten stets den Überblick
Sie beherrschen die gängigen MS-Office-Programme, insbesondere Excel, und haben ggf. bereits Kenntnisse in SAP Software
Eine Vorliebe für Technologie ist ein Plus

Arbeitsort

Wir bieten

Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt
Eine vielseitige, abwechslungsreiche und spannende Tätigkeit in einem internationalen und dynamischen Team
Eine einladende Arbeitsatmosphäre und wiederkehrende Teamevents in einem wissenschaftlichen Umfeld, das Wert auf Respekt und offene Kommunikation legt
Flexibilität bei der Gestaltung Ihres Arbeitsalltags mit flexiblen Arbeitszeiten
Ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, mit einer Vielzahl von Interessengruppen in Kontakt zu treten
Es erwarten Sie zahlreiche Vergünstigungen, wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, ein breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung sowie attraktive Vorsorgeleistungen
Zentraler Arbeitsort mitten in Zürich

Arbeiten, Lehren und Forschen an der ETH Zürich

Diversität ist uns wichtig

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können.

Neugierig? Sind wir auch.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

Motivationsschreiben
Lebenslauf
Arbeitszeugnisse

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Weitere Informationen über Network Security Group, finden Sie auf unserer Website. Für Auskünfte steht Ihnen Shancong Yu, Tel. +41 44 632 74 78 oder shancong.yu@inf.ethz.ch (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.

Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich.

Über die ETH Zürich

Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.