Partnerinserat

Assistenz der Geschäftsführung bei der ETH Alumni Vereinigung (m/w/d)

80%-100%, Zürich, unbefristet

Die ETH Alumni Vereinigung ist die Alumni-Organisation der ETH Zürich. Sie unterhält und fördert die lebenslange Verbundenheit der Alumni und Alumnae untereinander sowie zu ihrer Alma Mater. Die Geschäftsstelle unterstützt die knapp 60 lokal oder fachlich ausgerichteten Mitgliederorganisationen mit weltweit 35‘000 aktiven Mitgliedern im Netzwerk der 80‘000 Alumni und Alumnae. Sie ist zudem zuständig für die zentrale Datenhaltung, den Zahlungsverkehr der Mitglieder sowie Marketing, Kommunikation, Eventorganisation und Career Services.

Per Dezember 2022 oder nach Vereinbarung suchen wir eine:n Nachfolger:in für die Assistenz der Geschäftsführung. Als Allrounder:in sind Sie in dieser breit gefächerten Funktion zentrale Ansprechperson und flexible Drehscheibe für das ganze Team. Sie tragen Mitverantwortung für die Professionalisierung, Digitalisierung und kulturelle Entwicklung der Geschäftsstelle.

Stellenbeschreibung

  • Unterstützung der Geschäftsführerin in der Vor- und Nachbereitung sowie Protokollführung bei Vorstandssitzungen und Delegiertenversammlungen
  • Support bei Präsentationen und Auswertungen, Sitzungen sowie Projektreporting
  • Aufbau und Pflege des Kontakt-, Lieferanten- und Vertragsmanagements
  • Mitarbeit beim Aufbau einer QM-Plattform, Betreuung der Vereinsdokumente (Statuten, Organisationsreglement, Richtlinien etc.) sowie Weiterentwicklung und Digitalisierung der Geschäftsprozesse für ein effizientes Management
  • HR-Support für Zeiterfassung, Ein- und Austritte, Einführung neue Mitarbeitende inkl. IT-Setup (regelmässig wechselnde studentische Mitarbeitende)
  • Beauftragte für Informatik und Telefonie im Rahmen der ETH-Infrastruktur
  • Verantwortlich für Büroorganisation, Beschaffung, Räumlichkeiten, Post etc.
  • Bearbeiten von Anfragen sowie Ansprechperson unserer Partnerfirmen für Mitglieder-Benefits (Vergünstigungen)
  • Allgemeine Administration und Korrespondenz wie Rechnungskontrollen, Zahlungsfreigaben, Spesen, Management von Berechtigungen und Unterschriften
  • Erste Anlaufstelle bei allgemeinen Anfragen an die ETH Alumni Geschäftsstelle
  • Leitung oder Mitarbeit bei internen Projekten

Ihr Profil

  • Sie verfügen über eine höhere kaufmännische Berufsbildung oder einen Fachhochschulabschluss, sowie entsprechende Weiterbildung, z.B. als Organisator:in oder Direktionsassistent:in
  • Sie bringen mehrere Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Funktion mit
  • Sie verfügen über betriebswirtschaftliche Kenntnisse und eine analytische Denkweise
  • Sie kommunizieren stilsicher in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch
  • Sie verfügen über fundierte MS-Office-Kenntnisse und treiben die Einführung moderner Arbeitsmittel und Tools voran
  • Sie sind ein Organisationstalent, belastbar und kreativ und arbeiten selbstverantwortlich, sorgfältig und vorausdenkend
  • Sie sind eine vertrauenswürdige, integrative Persönlichkeit mit Teamgeist

Ihr Arbeitsort

Ihr Arbeitsort




Neugierig? Sind wir auch.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

  • Kurzes Motivationsschreiben
  • Lebenslauf
  • Diplome, Arbeitszeugnisse 

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung an recruiting@alumni.ethz.ch.

Weitere Informationen über die ETH Alumni Vereinigung finden Sie auf unserer Webseite: www.alumni.ethz.ch. Für Auskünfte steht Ihnen Frau Isabel Sauter, Geschäftsführerin ETH Alumni Vereinigung, Tel. 044 632 78 32 oder E-Mail isabel.h.sauter@alumni.ethz.ch (keine Bewerbungsunterlagen) gerne zur Verfügung.

Neugierig? Sind wir auch.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

  • Kurzes Motivationsschreiben
  • Lebenslauf
  • Diplome, Arbeitszeugnisse 

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung an recruiting@alumni.ethz.ch.

Weitere Informationen über die ETH Alumni Vereinigung finden Sie auf unserer Webseite: www.alumni.ethz.ch. Für Auskünfte steht Ihnen Frau Isabel Sauter, Geschäftsführerin ETH Alumni Vereinigung, Tel. 044 632 78 32 oder E-Mail isabel.h.sauter@alumni.ethz.ch (keine Bewerbungsunterlagen) gerne zur Verfügung.